Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

KMCS IT LLC, 2807 Allen St., Dallas, Texas 75204, USA

KMCS IT LLC ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen der angebotenen Dienstleistungen.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

Wir verarbeiten Daten nur:

zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website
zur Erfüllung vertraglicher oder vorvertraglicher Pflichten
zur Kommunikation mit Nutzern
zur technischen Sicherheit und Optimierung
zur Abwicklung von Bestellungen und Zahlungen

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt ausschließlich im Rahmen gesetzlicher Vorgaben oder auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).

3. Hosting & technische Infrastruktur

Unsere Website und alle Kundendaten werden auf Servern in Deutschland gehostet. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

Der Hosting-Anbieter verarbeitet u. a.:

Server-Logs
technische Nutzungsdaten
System- und Sicherheitsereignisse

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).

4. Erhobene Daten und Zwecke der Verarbeitung

4.1 Server-Logs

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Daten verarbeitet:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seite / Datei
Browsertyp und -version
Betriebssystem
Referrer-URL
Statuscodes

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website bereitzustellen und die Systemsicherheit zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: 14–30 Tage.

4.2 Kontakt- und Bestellformulare

Wenn du uns über ein Formular kontaktierst oder eine Bestellung auslöst, verarbeiten wir:

Name
E-Mail-Adresse
Rechnungs-/Wunschadresse
Nachricht / Anfrageinhalt
ggf. technische Metadaten (Zeitpunkt, IP-Adresse)

Zweck: Bearbeitung deiner Anfrage, Angebotserstellung, Vertragsdurchführung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.3 Kundenkonto / Vertragsdaten

Bei der Nutzung unserer Dienste verarbeiten wir:

Stammdaten (Name, Adresse, E-Mail)
Vertragsdaten
Nutzungsdaten
technische Ereignisdaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.4 Zahlungsabwicklung über Lemon Squeezy

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Lemon Squeezy, LLC (Merchant of Record). Lemon Squeezy erhebt und verarbeitet eigenständig:

Zahlungsinformationen
Rechnungsdaten
Steuerinformationen
Betrugspräventionsdaten

Es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Lemon Squeezy (https://www.lemonsqueezy.com/privacy).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.5 E-Mail-Versand über Brevo

Transaktionsmails (z. B. Zugangsdaten, Systembenachrichtigungen) versenden wir über Brevo.

Brevo verarbeitet:

E-Mail-Adresse
Versand- und Zustellinformationen
technische Metadaten

Mit Brevo besteht ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technischer Versand)

4.6 DNS, Sicherheit & Performance über Cloudflare

Wir nutzen Cloudflare für DNS, Caching und Sicherheitsfunktionen (z. B. DDoS-Schutz).

Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:

IP-Adressen
Geräte- und Browserinformationen
Sicherheitsereignisse
Zugriffsprotokolle

Cloudflare kann Daten in die USA übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit).

Absicherung: Standardvertragsklauseln (SCC).

5. Cookies & Tracking

Unsere Website verwendet keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies.

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies eingesetzt, sofern erforderlich (z. B. Session-Cookies).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

Dienstleister	Zweck	Standort	Rechtsgrundlage
Hosting-Anbieter	Serverbetrieb, Datenhaltung	Deutschland	Art. 28 DSGVO
Brevo	E-Mail-Versand	EU	Art. 28 DSGVO
Lemon Squeezy	Zahlungsabwicklung	USA	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Cloudflare	DNS, Sicherheit	USA	SCC, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Mit allen relevanten Dienstleistern bestehen AVVs.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in die USA kann bei folgenden Diensten stattfinden:

KMCS IT LLC (Verantwortlicher)
Lemon Squeezy
Cloudflare
Brevo (teilweise)

Die Übermittlung erfolgt auf Basis von:

Standardvertragsklauseln (SCC)
Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
technischen und organisatorischen Maßnahmen (Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen)

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Server-Logs: 14–30 Tage
Kontaktanfragen: bis zur vollständigen Bearbeitung
Vertrags- und Rechnungsdaten: 6–10 Jahre (steuerrechtliche Pflichten)
Nutzerkonten: bis zur Löschung durch den Nutzer
E-Mail-Daten: gemäß Brevo-Richtlinien, i. d. R. wenige Monate

9. Deine Rechte

Du hast jederzeit folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Behörde in Deutschland: Landesbeauftragte für Datenschutz NRW, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

10. Sicherheit / Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Wir schützen personenbezogene Daten durch:

TLS-Verschlüsselung
Zugriffsbeschränkungen
Firewalls & DDoS-Schutz
regelmäßige Updates
Monitoring & Logging
verschlüsselte Datenübertragung
AVV mit allen Dienstleistern

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle Version auf unserer Website.

12. Mobile App „Total Club Manager”

Die App „Total Club Manager” (Android, Google Play; als Web-App auch auf anderen Geräten) dient Vereinsmitgliedern als mobiler Zugang zu der TCM-Instanz ihres Vereins. Verantwortlicher für die in der App verarbeiteten Mitgliederdaten ist der jeweilige Verein; KMCS IT LLC verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Betreibt ein Verein den TCM selbst (z. B. TCM Light), liegt die gesamte Verantwortung beim Verein.

12.1 Anmeldung und lokale Speicherung

Beim Anmelden gibst du die Adresse der TCM-Instanz deines Vereins sowie deine Zugangsdaten ein. Die App speichert auf deinem Gerät ein Anmelde-Token, die Instanzadresse, Name und E-Mail-Adresse deines Kontos sowie Anzeigedaten des Vereins (Logo, Farben). Diese Daten verlassen dein Gerät nur in Richtung der TCM-Instanz deines Vereins.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12.2 Push-Benachrichtigungen

Mit deiner Zustimmung im Systemdialog sendet die App Benachrichtigungen (z. B. zu Terminen). Auf Android nutzen wir dafür Firebase Cloud Messaging der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Dabei wird ein gerätebezogener Push-Token an Google und an die TCM-Instanz deines Vereins übermittelt. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Du kannst Benachrichtigungen jederzeit in den Systemeinstellungen deaktivieren; der Token wird dann ungültig.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

12.3 Aktualisierungen

Beim Start prüft die App auf einem Server von KMCS in Deutschland, ob eine neue Version der App-Oberfläche vorliegt. Dabei wird technisch bedingt deine IP-Adresse verarbeitet und nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12.4 Kalender

Auf Wunsch übergibt die App Termine an die Kalender-App deines Geräts. Eine Übermittlung an KMCS findet dabei nicht statt.

12.5 Löschung

Deine Kontodaten löscht der Verein bzw. du selbst über die TCM-Instanz. Lokal gespeicherte Daten entfernst du durch Abmelden in der App oder Deinstallation.